PRIVACYVERKLARING OPTIEPLAN.BE

1. Inleiding

OptiePlan.be hecht veel belang aan uw persoonsgegevens en streeft ernaar om deze persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving op het gebied van gegevensbescherming, in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679, hierna "AVG") en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens (hierna gezamenlijk de "Privacywetgeving"). Als aanbieder van het OptioTech-platform voor het beheer van aandelenoptieplannen nemen wij de bescherming van uw gegevens uiterst serieus.

Voor vragen of verzoeken, kan u ons bereiken op [email protected].

In overeenstemming met uw rechten informeren wij u in deze privacyverklaring over de manier waarop wij informatie over personen verzamelen, bewaren, gebruiken en anderszins verwerken in het kader van onze activiteiten. In dit beleid verwijzen "persoonsgegevens" naar alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon ('de betrokkene'), zoals bedoeld in artikel 4 van de AVG.

2. Toepassingsgebied

Deze privacyverklaring is enkel van toepassing op de website, diensten en producten van OptiePlan.be. Deze privacyverklaring is van toepassing wanneer u interactie met ons heeft via de website, het OptioTech-platform of anderszins gebruik maakt van onze diensten.

Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites, applicaties, diensten of platformen van derden waarnaar wij via hyperlinks verwijzen. Dergelijke externe bronnen worden onafhankelijk beheerd en vallen onder hun eigen privacybeleid. OptiePlan.be aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor de inhoud, werking of privacypraktijken van deze derde partijen.

3. Persoonsgegevens die we verzamelen

Wij verwerken volgende persoonsgegevens, uitsluitend voor de hieronder vermelde doeleinden:

Wanneer u onze website of het OptioTech-platform gebruikt, kunnen wij de volgende soorten gegevens verzamelen: gegevens over uw apparatuur, gebruiksgegevens over uw surfacties en -patronen en contactgegevens. Wij kunnen deze gegevens verzamelen door gebruik te maken van cookies, serverlogs en andere soortgelijke technologieën. Zie het onderdeel Cookies hieronder voor meer informatie.

Indien van toepassing kunnen wij ook persoonsgegevens over u ontvangen van derden, waaronder:

• Uw boekhouder of andere door u ingeschakelde adviseurs;
• Analyseaanbieders (zoals Google Analytics) of e-maildiensten, wanneer u hiermee interacteert via onze website of communicatie;
• Leveranciers van technische of betalingsdiensten, indien zij optreden in het kader van uw interactie met OptiePlan.be;
• Andere derden die u gemachtigd heeft om informatie aan ons over te maken in het kader van de dienstverlening.

Wij kunnen voor de ontwikkeling, levering, het onderhoud en de optimalisatie van onze producten en diensten een beroep doen op externe dienstverleners, waaronder IT-providers, hostingbedrijven, e-mailproviders, databasedienstverleners, consultants of marketingbureaus. In dat kader kunnen wij persoonsgegevens delen met deze partijen, maar uitsluitend voor zover dit nodig is voor hun dienstverlening aan OptiePlan.be en mits inachtneming van passende verwerkersovereenkomsten.

4. Doeleinden van de verwerking

OptiePlan.be kan voormelde persoonsgegevens verwerken voor de volgende doeleinden en baseert zich hiertoe op de volgende rechtsgronden: de uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1 (b) AVG), wettelijke verplichtingen (art. 6.1 (c) AVG) en, in voorkomend geval, gerechtvaardigd belang (art. 6.1 (f) AVG).

• Indien u een klant bent: voor de nakoming van onze contractuele verplichtingen, op basis van de noodzaak om de overeenkomst met onze klanten te kunnen uitvoeren, en voor de naleving van onze wettelijke verplichtingen, waaronder maar niet beperkt tot de bewaring van fiscale, sociale en boekhoudkundige gegevens.
• Voor derde partijen, gelieerd aan de klant, zoals medewerkers van deze klant of derde partijen waarmee de klant samenwerkt (zoals boekhouders) beroept OptiePlan.be zich op het gerechtvaardigd belang om de overeenkomst uit te voeren voor onze klant.
• Voor administratieve doeleinden, op basis van ons gerechtvaardigd belang om op professionele wijze onze administratie te beheren, waaronder facturatie en het onderhoud van klantenrelaties.
• Voor de verdediging in rechte, op basis van ons gerechtvaardigd belang om OptiePlan.be in voorkomend geval in rechte te verdedigen.
• Om contact op te nemen met bezoekers van de website die interesse hebben getoond via de beschikbare formulieren, op basis van ons gerechtvaardigd belang om contact op te nemen met prospecten;
• Voor de ontwikkeling, verbetering en optimalisatie van de website en het OptioTech-platform, op basis van ons gerechtvaardigd belang om websitebezoekers / klanten een zo gebruiksvriendelijke ervaring aan te bieden;
• Voor de veiligheid van onze website en het OptioTech-platform, op basis van ons gerechtvaardigd belang om onze website en de tool vrij te houden van illegale inhoud, virussen, malware en andere schadelijke online inhoud.

5. Cookies

6. Bewaring en verwijdering

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. In het kader van de uitvoering van aandelenoptieplannen worden gegevens 10 jaar bewaard, tenzij een afwijkende wettelijke termijn geldt. Dit gebeurt op basis van onze wettelijke verplichting inzake fiscale en boekhoudkundige documenten, en ter vrijwaring van onze rechtspositie in geval van geschillen.

Wanneer wij uw persoonsgegevens niet langer nodig hebben, zullen wij deze uit onze systemen verwijderen en/of stappen ondernemen om ze te anonimiseren.

7. Mogelijke overdracht van persoonsgegevens

In het kader van een reorganisatie, fusie, overname of (gedeeltelijke) overdracht van activa kan het voorkomen dat persoonsgegevens worden overgedragen aan een derde partij als onderdeel van de transactie. In dat geval zullen wij, waar mogelijk, voorafgaand of tijdig nadien de betrokkenen informeren, en zullen wij ervoor zorgen dat de rechten van betrokkenen gerespecteerd blijven onder een passend privacybeleid.

Daarnaast kunnen wij persoonsgegevens meedelen indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn, of indien een gerechtelijk bevel of een verzoek van een bevoegde toezichthoudende of administratieve instantie dit vereist.

8. Doorgifte aan derden

Overeenkomstig de principes beschreven in deze privacyverklaring en indien nodig, kunnen wij bepaalde persoonsgegevens meedelen aan derde partijen. Deze mededeling zal steeds gebeuren op een need-to-know basis en met inachtname van de nodige waarborgen om de veiligheid van de persoonsgegevens te garanderen.

• Aan dienstverleners die optreden als onze 'verwerkers' of 'subverwerkers', waaronder maar niet beperkt tot softwareleveranciers of IT-dienstverleners die instaan voor de beveiliging, analyse, hosting en software infrastructuur van OptiePlan.be en/of het OptioTech-platform;
• Aan andere dienstverleners die wij inschakelen voor specifieke opdrachten, zoals advocaten, betalings- of administratieverwerkers en / of externe consultants;
• Aan derde partijen in het kader van een wettelijke verplichting, of in het kader van de medewerking te goeder trouw aan een lopend gerechtelijk onderzoek, gerechtelijk bevel of rechtszaak of om de belangen van OptiePlan.be in rechte te vrijwaren.

Wij geven geen persoonsgegevens door aan derde landen die zich buiten de Europese Economische Ruimte ("EER") bevinden. Het is echter mogelijk dat we via onze verwerkers of sub-verwerkers uw persoonsgegevens wel doorgeven aan landen buiten de EER. In dat geval zullen wij voldoende waarborgen nemen om jouw persoonsgegevens bij de doorgifte te beschermen.

Meer informatie over de specifieke mechanismen die door ons worden gebruikt bij de doorgifte van persoonsgegevens naar landen buiten de EER en Een lijst van onze subverwerkers is beschikbaar op eenvoudig verzoek.

9. Rechten

U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage en kopie: u heeft het recht om te vragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
• Recht op rectificatie of verwijdering: u kunt ons vragen om onjuiste of verouderde persoonsgegevens te corrigeren of verwijderen.
• Recht op verwijdering: u kunt verzoeken om uw persoonsgegevens te laten verwijderen, mits er geen wettelijke verplichtingen bestaan die ons verplichten de gegevens langer te bewaren.
• Recht op beperking van verwerking: u kunt ons vragen de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.
• Recht op bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld wanneer deze gebaseerd is op ons gerechtvaardigd belang.
• Recht op overdraagbaarheid: u heeft het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat te ontvangen en deze gegevens door te geven aan een andere verantwoordelijke.

10. Passende technische en organisatorische maatregelen

OptiePlan.be zal passende technische en organisatorische maatregelen nemen om de persoonsgegevens die worden verwerkt te beschermen. OptiePlan.be is niet aansprakelijk voor ongeoorloofde toegang, gebruik of openbaarmaking van persoonsgegevens, behalve wanneer een dergelijke inbreuk het gevolg is van grove nalatigheid van OptiePlan.be om redelijke veiligheidsmaatregelen te handhaven in overeenstemming met de industriestandaarden.

11. Wijzigingen

Wij kunnen dit beleid te allen tijde wijzigen. Als wij dit beleid wijzigen, plaatsen wij een bijgewerkte versie van dit beleid op deze website.

12. Contact

Om een klacht te formuleren of een vraag te stellen over deze privacyverklaring en haar toepassing, kan u OptiePlan.be contacteren via [email protected].

U kan ook contact opnemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit in België (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be en contactgegevens: Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, [email protected]).